バックオフィスを効率化する施策7選！成功のためのステップも紹介

バックオフィス業務の効率化は、多くの企業にとって喫緊の課題となっています。企業活動の根幹を支えるバックオフィスですが、手作業が多い上に人手不足も相まって、さまざまな課題を抱えがちです。

今回は、バックオフィスにおける業務課題別・部署別の効率化施策と、効率化を実現するための具体的なステップを紹介します。

【業務課題別】バックオフィスを効率化する施策4選

まずは、バックオフィスで発生しがちな業務課題と、その有効な施策を紹介します。

書類管理｜ペーパーレス化の推進

書類を紙で保存・管理していると、必要な書類を探すのに時間がかかるだけでなく、保管スペースの確保も必要となります。

ペーパーレス化とは、こうした紙の資料や帳票類をデータ化して活用・管理することです。ペーパーレス化を図れば、紙の印刷や管理、郵送作業などの手間を省けます。

また、検索機能を使って必要な書類をすぐに見つけたり、複数の部署や拠点で同時に同じ文書を閲覧・編集したりすることも可能です。

クラウドストレージや文書管理システムなどのツールを選定し、スキャナやOCRソフトを活用して既存書類のデジタル化を進めましょう。

人手不足｜アウトソーシングの活用

バックオフィス部門は業務量が多いにもかかわらず、直接利益を生み出す部門ではないという理由から、十分な予算や人員が割り当てられないことも少なくありません。

こうした状況を改善するには、アウトソーシングの活用が効果的です。特に下記のような業務は外部委託の検討対象となります。

・データ入力や書類整理などの単純作業

・給与計算や社会保険手続きなどの専門性の高い業務

・定型的で繰り返し発生する業務

・繁忙期だけ発生する業務

ただし、外部サービスを利用する際は、機密情報の管理方法、セキュリティ対策、サポート体制などを十分チェックすることが大切です。

業務の属人化｜ナレッジ共有ツールの活用

組織内で情報共有のためのシステムが整っていない状態では、さまざまな業務が属人化しやすくなります。

この課題を解決するには、ナレッジ共有ツールの活用が効果的です。ナレッジ共有ツールは、主に文書やマニュアルを作成・共有できるツールで、ノウハウや成功事例などの情報共有、業務の属人化防止に役立ちます。

主に、下記のような機能が搭載されています。

・ドキュメントの簡単作成

・テンプレート利用によるマニュアル作成・共有・活用

・全文検索ができる機能

・リアルタイムでのドキュメント共有

・コメント機能

問い合わせの集中｜社内FAQシステムの導入

従業員からさまざまな問い合わせが集中しやすいバックオフィス部門では、本来の業務に集中できず、残業が増えてしまうという悪循環に陥りがちです。

このような課題を解決するために効果的なのが、社内FAQシステムの導入です。

社内FAQシステムの導入には、下記のようなメリットがあります。

・問い合わせ担当者の負担軽減

・問い合わせへの回答のばらつき防止

・24時間365日対応可能

・問い合わせ情報の蓄積

なお、社内FAQシステムには、FAQ情報をデータベースのようにまとめておく「ナレッジベース型」と、チャット上でAIなどのロボットと対話しながら疑問を解決する「チャットボット型」の2種類があります。

【部署別】バックオフィスを効率化する施策3選

ここでは、バックオフィスの各部署に適したツール・システムを紹介します。

経理部門｜RPAツールの導入

経理部門では請求書の発行や入金管理、経費精算など定型的な業務が多く、手作業による処理が業務効率を下げる大きな要因となっています。

このような課題を解決するのに効果的なのが、RPAツールの導入です。

RPAツール（Robotic Process Automation）は、コンピュータ上のさまざまな操作を自動化できるツールで、特に手順が決まっている定型作業の自動化を得意としています。

特に定型業務が負担になりやすい経理部門との相性が良いツールです。

RPAツールのメリットや仕組みについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

「【簡単に解説】RPAとは？仕組みや導入効果、向いている企業について」

人事・採用部門｜採用管理ツールの導入

人事・採用部門では、主に採用業務において応募者の管理や面接の日程調整など、多くの時間と労力を要する業務が発生します。

その効率化には、採用に関する情報を一元管理できる採用管理ツールが役立ちます。

選考プロセスを自動化できるほか、応募者数、採用チャネル、選考通過率などのデータを自動集計し、採用活動の効果測定を行うことも可能です。

法務部門｜契約管理ツールの導入

法務部門では、契約書の作成・レビューから契約締結、管理までの一連の業務に多くの時間と労力が費やされています。

契約管理ツールを導入することで、これらの業務をシステム上で一元管理でき、非効率な部分を削減できます。

テンプレート機能を活用して新規契約書を効率的に作成したり、過去の類似契約を参照したりすることも可能です。

また、承認フローをシステム化できるため、承認プロセスの短縮や滞留の防止にも役立てられます。

バックオフィスの効率化を実現するためのステップ

これからバックオフィスの効率化に取り組む担当者へ向けて、その具体的なステップを解説します。

なお、以下に紹介するステップは、部署メンバーに役割や責任をもたせて進めることをおすすめします。

一例：

・現場メンバー（担当者）：業務に関連するデータの洗い出し、施策提案

・課長：業務効率化の全体的な進行、実行施策のジャッジ

・部長：推進に関する助言、部門を超えた連携の対応　など

ステップ1｜目的を明確化する

まずは、「なぜ効率化に取り組むのか」「どのようなチームの状態を目指すのか」という目的を明確にしましょう。

現状のチームが抱える課題を踏まえ、具体的な数値目標を設定することが重要です。

目標の例は下記の通りです。

このような効率化の目的をメンバー全員に理解してもらい、自分事として捉えてもらうことが成功への第一歩となります。

ステップ2｜業務を洗い出し注力すべきポイントを決定する

次は、現状の業務内容を詳細に洗い出す作業に移ります。

この段階では、以下のような情報を整理します。

・業務フロー

・各業務の内容

・担当者

・頻度（日次、週次、月次など）

・平均工数

この際、可能な限り定量的なデータを集めることが重要です。「感覚的に時間がかかっている」ではなく、具体的な数字で把握することで、適切な施策を考えやすくなります。

次に、フロー全体の流れを滞らせている業務や工数過多の業務に注目してください。

その業務について、下記のような観点から根本的な問題点を特定しましょう。

・マニュアル化はできているか、運用されているか

・定型業務や比較的容易な業務に時間をかけすぎていないか

・非効率な手順になっていないか

・業務内容の難易度と担当者のスキルは合っているか

ステップ3｜施策を検討する

次は、特に課題となっている業務に関して、以下のような施策を考えていきましょう。

1.マニュアル化

2.自動化

3.アウトソーシング

4.業務フローの見直し

5.タスクの割り当て方の工夫

施策を検討する際は、導入コストと期待される効果のバランスを考慮することも重要です。

なお、業務の自動化を進める場合は、株式会社システムサポートが提供する自動化プラットフォーム「Automation 360 Managed Service」もご検討ください。

ビジネスプロセスを可視化してさまざまな業務をスリム化・自動化するほか、現場情報をバックオフィスへ流すデータフローの構築やペーパーレス化の実現が可能です。

また導入にあたっては、効果的な運用を実現できるよう効率化を実現する目的の明確化から、施策の実行・モニタリングまでをサポートしております。

バックオフィスのさまざまな業務の自動化を成功させたい企業様は、ぜひ一度お問い合わせください。

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ステップ4｜実行しモニタリングする

最後は、決定した施策を実行に移すフェーズです。

施策が決まったら、実行のためのスケジュールを立てましょう。いつまでに何を行うのか、現場メンバーの声を取り入れた上で、マイルストーンを明確にします。

スケジュールをもとに実行した後は、定期的なモニタリングも欠かせません。新たな業務フローが期待通りに機能しているか、効率化の目標達成に向けて進捗しているかを確認しましょう。

まとめ

バックオフィスの効率化に重要なのは、明確な目標設定と現状分析です。部署ごとの課題を把握し、適切なツールやシステムを選定することで、業務の自動化や標準化が実現できます。

また、チーム全体の理解と協力を得ることも欠かせません。今回の記事を参考に、効率化の重要性をチーム全体で共有しながら、具体的な施策に取り組んでみてはいかがでしょうか。