はじめに：その業務、本当に人がやるべき？
「人がやらなくてもいい仕事に、なぜこんなに時間が取られているのだろう？」
多くの企業が抱える日常的な課題です。現場では、メールの振り分けやデータの転記、帳票作成など、いわゆる“ルーチン業務”に多くの時間が割かれています。
こうした課題に対して、RPA（Robotic Process Automation）は大きな解決策となります。しかし、「実際にどの業務が自動化できて、どのくらい時間が削減できるのか？」という疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
本記事では、業務別にRPAでの削減時間の目安を紹介しながら、導入検討や社内提案に役立つ情報をお届けします。
業務時間の削減とは？RPAの基本効果を再確認
RPAは、定型的でルールに従って繰り返し行う業務の自動化に強みを発揮します。
たとえば、1日10分の作業を自動化できた場合、月20営業日で月3時間以上、年間で約40時間以上の工数削減になります。
こうした“小さな業務の積み重ね”が大きな成果につながるのがRPAの特徴です。
RPAとは何か？基礎知識から知りたいという方はこちらの記事も是非ご覧ください。
【簡単に解説】RPAとは？仕組みや導入効果、向いている企業について – Automation Lab
【部門別】効果が見えやすいRPA対象業務と削減時間の目安
以下は、各部門でよく見られるRPA対象業務と、削減できる時間の目安をまとめたものです。
なお、記載された時間はあくまで一般的な目安であり、実際の削減時間は業務プロセスやシステム環境により変動します。
1. 経理・財務部門
| 業務内容 | 従来の平均所要時間 | RPA適用後の所要時間 (人が作業する時間) | 年間削減時間（目安） |
|---|---|---|---|
| 基幹システムへの 入金入力業務 | 10分／件 （毎月150件ほど） | 1分／件 人間が行うのは、取込データの格納のみ。 基幹システムへの取り込みを自動化。 | 約240時間 |
| 月次収支資料作成及び配信業務 | 10時間／月 | 5分／月 人間が行うのは、作成された資料の確認のみ。 データ取得や資料作成、メール配信まで自動化。 | 約120時間 |
| 月次連結決算業務 | 12時間／月 | 10分／月 人間が行うのは最終確認のみ。 複数システムからのデータ抽出および突合と連結決算システムへの登録を自動化。 | 約150時間 |
2. 人事・総務部門
| 業務内容 | 従来の平均所要時間 | RPA適用後の所要時間 (人が作業する時間) | 年間削減時間（目安） |
|---|---|---|---|
| 求職者情報の管理システム取り込み業務 | 10分／件 （年間1000件ほど） | 0分／件 求人媒体からのデータ取得から取込データの加工、管理システムへの取り込みまで自動化。 | 約160時間 |
| 労働時間モニタリング業務 | 5分／件 (毎月100名ほど※全社員分は未実施) | 0分／件 勤怠データの取得から本人へのリマインドまで自動化。 また、自動化したことで全社員分チェックが可能に。 | 約100時間 |
| 通勤手当金額の妥当性確認業務 | 20分／回 (毎月100件ほど) | 5分／回 人間が行うのは、通勤距離や最寄り駅が妥当でない場合の連絡のみ。 距離の探索や、通勤にかかる金額の確認を自動化。 | 約300時間 |
3. 営業・営業事務部門
| 業務内容 | 従来の平均所要時間 | RPA適用後の所要時間 (人が作業する時間) | 年間削減時間（目安） |
|---|---|---|---|
| 商品仕様変更に伴う契約情報更新業務 | 8分／件 (年間で1000件ほど) | 1分／件 人間が行うのは、更新後の最終確認のみ。 商品データの取得やシステムの更新を自動化。 | 約115時間 |
| 案件管理システムのデータ入力業務 | 30分／件 (毎月50件ほど) | 6分／件 人間が行うのは、発注データの確認および承認のみ。 管理システムへの入力や手続きを自動化。 | 約240時間 |
4. サプライチェーン・製造部門
| 業務内容 | 従来の平均所要時間 | RPA適用後の所要時間 (人が作業する時間) | 年間削減時間（目安） |
|---|---|---|---|
| 作業実績集計業務 | 1時間／日 | 0分／件 作業者が入力した作業実績を確認、日別に集計し、作業者と上長へメール通知まで自動化。 | 約240時間 |
| 在庫管理システムの入出庫在庫数量修正業務 | 15分／件 (毎月150件ほど) | 3分／件 人間が行うのは、紙で送付された帳票をスキャンするのみ。 帳票のデータ化と、システムへの登録を自動化。 | 約360時間 |
RPA導入効果を“見える化”する重要性
自動化の効果を正確に伝えるためには、業務ごとの所要時間と頻度を定量的に把握することが不可欠です。
効果測定のポイント：
- 業務頻度
業務の発生頻度を把握することで、「1件あたりの時間短縮」だけでなく、月間・年間の削減時間や効果金額を算出できるようになります。
たとえば、「1件5分短縮×1日5回×月20営業日＝月間500分（約8時間）」といったように、定量的に示すことで、投資対効果（ROI）の算出や経営層への説明材料として説得力が増します。 - 処理時間の事前計測
実際に人がかけている処理時間を測ることで、「感覚的な多忙さ」ではなく、具体的な数値での業務負荷評価が可能になります。
これにより、「この業務はどの程度工数を圧迫しているのか」「ボトルネックはどこか」を把握でき、改善の優先順位付けや稟議資料の根拠として活用できます。 - 自動化後の実測データ
RPA導入後の処理時間を測定・記録することで、“導入前後の差”を明確に比較できるようになります。
実際の削減効果が数字で示されることで、「RPA導入の成果」を現場・経営層双方に伝えやすくなり、横展開や追加投資の意思決定の後押しにもつながります。
こうした数値に基づく“見える効果”は、経営層や現場への説明・社内展開の強力な武器となります。
時間削減だけじゃない、RPAの「隠れた効果」
RPA導入の効果は「時間削減」だけにとどまりません。以下のような“間接的な価値”にも注目すべきです。
- 人的ミスの防止
定型処理ゆえに、ミスが起きやすい業務を自動化することで、品質を安定させられる。 - 心理的負担の軽減
単調な作業や繰り返し業務から開放されることで、従業員のストレスが軽減。 - コア業務への集中
付加価値の高い業務に時間を割けるようになる。
まとめ：まずは業務を洗い出し、効果を試算してみよう
RPAを導入する際には、いきなりツール選定に入るのではなく、「どの業務を」「どれくらい効率化できそうか」を可視化することが非常に重要です。
本記事で紹介した業務例を参考に、ぜひ自部門の業務を洗い出してみてください。
業務の洗い出しから自動化業務を選定するステップに関しては、こちらの記事も参考にしていただければ幸いです。
【RPA導入の第一歩】業務の棚卸しで自動化に最適な業務を見つけよう – Automation Lab
また、弊社では、現場の業務内容を丁寧にヒアリングし、RPAによってどれだけの工数削減が期待できるのか、定量的な効果試算をご支援しています。
「自社の業務でも効果が出るのか知りたい」という方は、以下のリンクからお気軽にご相談ください。
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