業務効率化や人手不足解消が課題となっている今、多くの企業がRPA導入を検討しています。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、主に定型業務の自動化に役立つツールです。データ入力から資料作成、顧客情報管理まで、PCで操作するさまざまな業務に活用できます。
今回は、RPAの基本や仕組み、導入効果などをわかりやすく解説します。
【まずは簡単に説明】RPAとは？
RPA（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェアロボットやAIを活用して、人が行っていた定型的な業務を自動化するツールです。
まずはRPAの概要を理解するために、自動化できる業務や似た技術との違いについて解説します。
RPAで自動化できる業務
RPAでは、下記のような業務の自動化が可能です。
– データ入力
– 顧客情報の登録
– メール配信
– 問い合わせ対応
– 競合調査
– SNSからの情報収集
– 労務管理
– 在庫管理
– 請求書発行
– 入金消込 など
特に在庫管理や請求書発行など、処理する量が多い上に正確な操作が求められる業務において、大幅な工数削減が期待できます。
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RPAと似た技術との違い
RPAを正しく理解するためには、似た技術との違いを把握することも重要です。ここでは、自動化と関連性のあるAIやbotとの違いについて説明します。
RPAとAIとの違い
RPAは判断を必要としない定型作業の自動化を目的として用いられ、業務効率化のために導入されるケースがほとんどです。
対して、AIはデータから学習し、パターンを見つけて判断や予測を行うため、複雑な状況での意思決定や問題解決も可能です。そのため、効率化以上に業務の質向上を目的として導入されるケースもあります。
なお、RPAとAIは組み合わせて活用されるケースも増えています。例えば、AI-OCR（スキャンした手書きの文書などをテキストに変換する技術）とRPAを組み合わせたツールでは、データを読み取りながら処理を自動化することが可能です。領収書の経費処理や手書きの伝票の管理などに活用できます。
RPAとbotとの違い
botは一定のタスクや処理を自動化するためのアプリやプログラムのことを指し、チャットボットやSNSボットなどさまざまな用途があります。事前に決められた処理を自動的に実行するという点では、RPAとbotは共通しています。
しかし、多くのRPA製品ではプログラミングの知識がなくても簡単に手順を記憶させられるのに対し、botは通常、すべての作業に対してプログラミングが必要です。
その代わり、botを利用するとAPI連携やプログラムの組み込みなど、柔軟な拡張が可能となります。
なお、株式会社システムサポートでは、RPAでは自動化できない範囲をAIやbotを組み合わせて補うプラットフォームとして、「Automation 360 Managed Service」を提供しております。
Automation 360は、プログラミング不要でbotを作成できる自動化プラットフォームです。拡張性が高く、API連携やプログラムの組み込みも対応可能で、AI-OCRをはじめとするAI機能も利用可能です。
ツールの詳細は、下記からご覧ください。
【より詳しく】RPAの仕組みについて
RPAがPCの作業を自動化する仕組みについて具体的に解説します。
RPAがコンピューター操作を認識・実行する方法は主に下記の3つです。それぞれ特徴が異なるため、ツール選定の参考にしてみてください。
■座標指定型
実装がシンプルで処理速度が速いメリットがありますが、画面サイズや表示位置が変わると正しく動作しない欠点があります。
■画像認識型
OCR技術を使って文字も認識できるため、現在最も一般的に使用されている方法です。座標指定型に比べて環境変化に強く、比較的安定して動作します。
■オブジェクト認識型
住所のように階層的に対象を特定できるため、より正確な操作が可能となります。最新のRPAで採用が増えている方式で、安定性の高い自動化が期待できます。
また、RPAツールには、自社サーバーにインストールするオンプレミス型、個別のPCにインストールするデスクトップ型、クラウド環境で使用できるクラウド型があります。
・オンプレミス型：複数部署での一括管理が可能で、セキュリティ対策も集中して行えるメリットがあります。
・デスクトップ型：導入コストが比較的低く、部署単位での業務改善に適しています。
・クラウド型：インフラ整備の負担が少なく、迅速な導入が可能です。
RPAを導入する具体的なメリット
人手不足や業務効率に悩む企業が、RPAの導入によって得られるメリットを解説します。
業務効率化と生産性向上を実現できる
RPAで定型業務を自動化することにより、業務全体の工数を大幅に削減することが可能です。
また、単純作業やマルチタスクは心理的負担になりやすく、従業員のモチベーションや生産性を下げる要素のひとつです。
RPAを導入して定型業務が自動化（もしくはフローの一部が削減）されると、従業員がコア業務に集中できるようになり、結果として組織全体の生産性向上が期待できます。
業務の精度を高められる
人間の場合、長時間の作業や反復作業によって集中力が低下し、ミスが発生しやすくなりますが、RPAは一貫したパフォーマンスを発揮します。
特に、データ入力や計算などの誤りが発生しやすい作業において、導入効果を実感しやすいでしょう。
業務精度の向上は、社内業務の質を高めるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。
リソース配分が最適化する
RPAの導入によって、リソースの配分を最適化できる点も大きなメリットです。
具体的には、時間のかかる単純作業を自動化することで、従業員をより価値の高い業務に充てることが可能となります。
RPAの導入には初期投資が必要ですが、人件費の削減につながるため、長期的なコスト削減も見込めます。
その結果、より売上にインパクトの高い投資に注力しやすくなり、企業競争力を高めることにもつながるのです。
属人化を解消できる
RPAを導入する中で属人化している業務のフローを可視化し、自動化すれば、特定の担当者に依存せずに業務の継続性を保つことが可能です。
担当者の不在や交代が発生した場合でも、業務に支障をきたすことなく、円滑な業務運営が可能になります。
また、業務知識が組織内に明示的に蓄積されることで、ナレッジマネジメントの観点からも良い効果が期待できます。
RPAの導入効果がより高い企業の特徴
RPAの導入は、企業の規模や業務特性によって得られる効果が異なります。
特に、RPAの導入効果を得やすい企業の特徴は下記の通りです。
・基幹システムや業務システムが整備されており、データの形式が標準化されている企業
一方で、中堅・中小企業ではマルチタスクになりやすい傾向にあります。そのため、大企業と比較して費用対効果を感じられない場合があります。
RPA導入は業務効率化に対する有効な施策のひとつですが、自社の特性を踏まえた上で導入を検討することが重要です。
RPAの導入事例
RPAの具体的な効果について、導入事例もあわせてみていきましょう。
【経理部門】給与計算の手作業を削減
A社の経理部門では、給与計算をするために数千人の従業員の勤怠データや入退室ログを集計し、突合チェックするなどの作業が必要で、膨大な時間がかかっていました。
また、勤怠データの誤入力については個別で確認メールを送付する必要があり、それらの対応にも多くの手間がかかっていました。担当者はこれらの作業に多くの時間を費やし、他の重要業務に集中できない状況に陥っていたそうです。
この企業ではRPAを導入することで、データ集計から突合チェック、メール送信、給与計算ソフトへのインポートまでを自動化することができました。
システムからのデータ抽出、エクセルでの加工、アラートの検出と通知など、一連の作業が人の手を介さずに完了できるようになったそうです。
さらに、ロボットの起動方法を覚えるだけで作業を担当できるようになり、新しい担当者への育成の手間も大幅に削減されたのです。
結果として、この企業では手作業で行っていた工数の80％を削減することに成功しました。
【事務部門】受注処理の時間を削減
B社の事務部門では、注文を受けてから情報を確認し、受注管理システムに手作業で登録をしていました。この作業プロセスが複雑で、まずWebからデータをダウンロードし、その後、判断が必要なものに関しては確認フォルダへ保管してメールで通知する必要がありました。
一方、判断が必要でないものはそのまま受注管理システムに投入するという個別の対応が必要で、多くの手間と時間がかかっていたようです。
この企業では、RPAを導入することで、条件によって分岐が発生するワークフローも含めた自動化を実現しました。
この自動化により、受注処理の時間を大幅に削減できただけでなく、処理の正確性も向上しました。人的ミスによる誤入力や確認漏れが減少し、顧客対応の品質向上にも貢献しているそうです。
まとめ
RPAは、ソフトウェアロボットを活用して定型業務を自動化するツールで、データ入力や資料作成など幅広い業務に対応できます。
ただし、従来型のRPAでは対応できる業務範囲が限られていたり、環境変化に弱かったり、運用には専門知識が必要だったりする場合があります。また、ツールによっては拡張性に制限があり、業務変更に柔軟に対応できないこともあります。
効率化したい業務やそのフローなどを確認しながら、ツール導入を検討することがおすすめです。
なお、株式会社システムサポートではRPAの柔軟性の課題を解決できるプラットフォームとして「Automation 360 Managed Service」をご提供しています。Automation 360は、RPAだけでなく、AI-OCRなどさまざまな機能を搭載した自動化プラットフォームです。
拡張性が高く、一般的なRPAと比べてより多くのタスクを自動化できるだけでなく、作業者の専門知識がなくても運用できる点がメリットです。
また、当社ではAutomation 360をより効果的に導入するための支援も行っております。大企業はもちろん、中小企業においても高い費用対効果を得られるようサポートいたします。
業務効率化に悩む企業様は、ぜひ下記からサービス資料をご覧ください。
