近年、定型作業の自動化ツールとして注目を集めるRPA（Robotic Process Automation）ですが、「具体的に何ができるのか」「どんな業務に向いているのか」を知らない担当者の方も多いのではないでしょうか。
今回は、RPAが得意とする業務、活用事例、そして苦手とする領域まで解説します。
RPAでできること
RPAは主にPC上で行われる定型作業の自動化に優れており、人間が手作業で行っていた単純作業を効率化できます。
基本的には、下記の業務を自動化できます。
・データ入力
・情報収集
・見積・請求書の作成
・メールの自動送信
・データの検証
・データ移行
・経費精算業務
・受発注業務
・勤怠管理業務
各業務の自動化できる範囲について、詳しく解説します。
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データ入力
データ入力はRPAが得意な業務のひとつです。
顧客情報や商品データなどの一次データをシステムに入力する作業や、紙の伝票内容をデジタル化するルーティンワークを自動化できます。
手作業では入力ミスが発生しやすい大量のデータ処理も、RPAなら正確かつ迅速に実行できるため、入力業務における人的コストと作業時間を大幅に削減できます。
情報収集
RPAは多様な情報収集作業を自動化できます。
競合他社の価格情報や市場動向、顧客リストの作成といったビジネスに必要な情報収集が可能です。
また、SNS上の自社製品に関する口コミ情報など、Web上のデータ収集も得意としています。
収集したデータは自動で整理・集計できるため、データ分析の効率化にも役立ちます。
見積・請求書の作成
会計システムに入力済みの注文データから必要な数値情報を自動的に抽出し、定期的なタイミングで請求書を作成することが可能です。必要に応じて、印刷までの一連の作業も自動化できます。
また、売上伝票ファイルを共有フォルダにアップロードするだけで、RPAが自動的に販売管理システムにデータを転記し、設定した日に請求書を発行、メールで送信するといった仕組みも構築できます。
メールの自動送信
資料請求に対する定型文の返信や、顧客へのメルマガ配信といったメール業務もRPAで自動化できます。
送信タイミングや顧客セグメントに応じた条件設定も可能で、人手では難しい大量のパーソナライズメールも効率的に配信できます。
定期的な通知業務の工数を大幅に削減しつつ、機会損失を防ぐことが可能です。
データの検証
入力データに誤りがないかをルールにもとづいてチェックする作業も、RPAが得意とする領域です。
口座情報や郵便番号などの数字の桁数チェック、必須項目の入力漏れ確認など、単調で時間のかかる検証作業を自動化できます。
データ品質の向上とエラー修正にかかる工数削減を同時に実現できます。
データ移行
社内システムや外部サービスの変更・終了にともなうデータ移行も自動化できます。
特に、CSVエクスポートに対応していないシステム間のデータ移行は、手作業では膨大な時間を要します。その点、RPAを活用すれば大幅な工数削減が可能です。
実際に医療現場では紙カルテから電子カルテへの移行作業にRPAが活用され、作業時間の短縮に貢献しています。
経費精算業務
経費精算に関わる一連の業務もRPAで効率化できます。
例えば、システム上の承認・確認作業、仕訳処理、精算作業といった定型業務を自動化できます。
伝票データの入力や帳票作成、売掛金・買掛金の管理といった経理業務全般にも対応可能です。
経理担当者の業務負担を軽減しながら、処理速度と正確性を向上させることができます。
受発注業務
在庫管理から受注・発注までの一連の業務プロセスもRPAで自動化できます。
社内システムが介在している複雑なケースでも、RPAがシステム間の橋渡し役となり、データを適切に処理することが可能です。
発注のタイミングや数量を在庫状況に応じて分岐するプロセスを設定することで、過剰在庫や欠品を防ぎながら業務効率化を実現できます。
勤怠管理業務
従業員の勤怠に関わる管理業務も自動化できます。
残業時間の集計や有給休暇の取得・残日数確認といった定期的な確認作業に加え、社会保険料などの控除額計算も自動で行えます。
複雑な労務計算も正確に処理できるため、担当者の負担軽減とともに、計算ミスによるトラブルも防止できます。
RPAの効果的な活用事例
次に、具体的な活用事例から、RPAがどのように業務課題を解決できるのかを紹介します。
属人化を解消した事例
専門商社を営むA社では、顧客ごとに受注管理を行っていましたが、複数のシステム間の連携が技術的に困難な状況でした。
一部の社員はExcelマクロを駆使して対応していましたが、業務が特定の担当者に依存する属人化が進んでいたそうです。
RPAを導入することで、異なるシステム間のデータ入力作業を自動化し、専門知識がなくても業務を円滑に進められるようになりました。
結果として、業務効率化だけでなく、特定の担当者が不在の際のリスクも軽減され、組織全体の生産性向上につながりました。
大量の作業におけるミスも防止した事例
サービス業のB社では、1日あたりの見積依頼が多数あり、回答までに時間がかかることが課題でした。また、金額や送付先の誤りも発生しやすい業務フローとなっていました。
RPAの導入により、見積書の作成から承認申請、送付までの一連の作業を自動化できたそうです。人の手による作業は上長の最終承認のみとなり、大幅な工数削減を実現しました。
さらに夜間でも処理が可能になったことで、翌日の朝には顧客へ見積書を送付できるようになりました。
ヒューマンエラーも防止でき、年間1,400時間もの工数削減に成功しています。
地方自治体が抱える人手不足を解消した事例
C市では、労働人口の減少により深刻な人手不足に悩まされており、全庁的なアンケート調査を実施したところ、約300もの業務課題が挙がったそうです。これらの中から定型作業を中心にRPA化を進めました。
住民情報の処理や各種申請書の入力作業など、これまで職員が手作業で行っていた業務を自動化することで、大幅な業務時間の削減に成功しました。
空いた時間を住民との対話や政策立案など、より付加価値の高い業務に時間を充てられるようになり、行政サービスの質的向上にもつながっています。
RPAでできないこと
RPAはすべての業務を自動化できるわけではありません。導入検討の際には、RPAの限界を理解しておくことが重要です。
ここでは、RPAが苦手とする業務や自動化が困難な領域について解説します。
個別の判断が必要となる業務
RPAは事前に設定されたルールに従って動作するため、自ら考えて判断することはできません。
与信判断や商談、交渉など、経験や状況に応じた柔軟な対応が求められる業務には不向きです。
また、明確なルールが存在しない業務や、例外処理が多い業務もRPAの苦手とする領域です。業務フローが頻繁に変更される場合、その都度RPAのシナリオを修正する必要があり、かえって非効率になる可能性があります。
複雑な処理業務
感情理解を要する業務はRPAでは対応できません。クレーム対応や顧客との複雑なメールのやり取りなど、相手の感情を読み取りながら適切に対応する必要がある業務は、人間が担当する必要があります。
また、企画立案やデザイン制作、マーケティング戦略の策定など、クリエイティブな発想や独創性が求められる業務もRPAの守備範囲外です。
これらの業務は人間の創造性や直感に依存するため、現状のRPA技術では代替できません。
手書き文字や画像の認識
RPAは基本的にデジタルデータを扱うことを前提としており、手書き文字や画像の認識は苦手です。
手書きの伝票からのデータ入力や、紙の書類をスキャンしたPDFからの情報抽出などは、RPA単体では精度良く処理できません。
これらの業務を自動化するには、OCR（光学式文字認識）技術などのツールを組み合わせる必要があります。
RPAの「できない」を解消する自動化プラットフォーム「Automation 360」
従来のRPAの限界を突破する次世代プラットフォーム「Automation 360」は、OCRとAIを搭載しており、RPAが不得意とする業務にも対応可能です。
画像データからのテキスト抽出・データ化を実現し、従来のRPAでは処理できなかった手書き文字や画像認識の課題を解決します。
また、ロボット処理の途中に人の判断を挟む機能を備えているため、完全自動化が難しかった複雑な業務プロセスも効率化できます。
完全Webベースの設計ですので、どこからでもアクセスでき、業務効率化の範囲を大幅に拡張することが可能です。
株式会社システムサポートでは、「Automation 360」の導入から管理、運用保守までをトータルで支援するサービス「Automation 360 Managed Service」を提供しています。
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