ServiceNow HRSDを導入し、人事申請手続きの可視化と標準化で、全社的な業務効率化を実現

移行の背景（現状の課題）

• レガシーシステムの限界：
  従来、社内ポータルおよび業務管理をNotesで行ってきたが、長期間バージョンアップが滞っており、保守環境に懸念があった。
• 将来的なリスク回避：
  ベンダーによる製品事業の売却といった環境変化を受け、持続可能なプラットフォームへの刷新が急務となっていた。

選定のプロセス

• 当初の検討対象：
  コスト等の観点から、国内の小規模なサービスなども含め幅広く検討を行った。
• 選定方針の転換：
  一過性の対応ではなく、将来にわたって安定したプラットフォームが必要であるという結論に至り、市場信頼度の高い「グローバル標準」のサービスへ軸足を移した。

ServiceNow採用の決め手

以下の2点が、今後の全社DXを見据えたプラットフォームとして最適だと判断した。

1. 堅牢な標準基盤（ベーステーブルの活用）：
   ゼロから全てを開発するのではなく、あらかじめ用意されたデータ構造やテンプレートを流用することで、高効率かつ堅牢なシステムを短期間で構築できる点。
2. 柔軟な開発環境（ノーコード・ローコード）：
   専門的なプログラミング知識がなくてもシステムを構築・修正できる環境があることで、ビジネス環境の変化に応じて、現場主導で素早く業務フローを改善できる点。

選定の経緯

• 紹介元： ServiceNow社より紹介を受け、候補先として検討を開始。
• 決定の決め手： 弊社の予算感（コストの最適化）に対して、柔軟かつ真摯な提案があったこと。

パートナーシップの背景

単なる「発注者と受注者」の関係ではなく、互いに成長を促す「共創関係」を築くことで合意しました。

• 弊社の要望：
  クラウド導入にあたり、コストを抑えつつ最大限のビジネス価値を生み出したい
• STS社の状況：
  ServiceNow HRSD領域の知見・実績を積み上げたいという強い意欲（チャレンジステージ）があった。
• 合意形成の内容：
  STS社側は「若手メンバー」を主体としたプロジェクトチームを組成。
  弊社側が「共に育成していく」というスタンスでプロジェクトに取り組むことで合意しました。
• 結果：
  「ベンダーを育てる」という共同作業の意識を持つことで、双方向かつ活発なコミュニケーションが生まれました。STS側のメンバーの成長と、弊社のServiceNowに対する理解の習熟度が「同じ成長曲線」を辿るような伴走関係にあったため、弊社が必要とする情報をタイムリーかつ的確に共有することができ、相互補完的にプロジェクトを前進させることができました。

運用プロセスの統一：
従来は事業部ごとに異なっていた運用ルールを標準化し、全社的な業務の平準化を実現しました。

属人化の解消：
作業をタスクとして細分化・明確化したことで、特定の担当者に依存することなく、チーム全体で業務を遂行できる体制が整いました。

進捗の透明化：
申請状況を可視化することで、業務の停滞箇所がリアルタイムに把握可能となり、ボトルネックの早期解消に繋がっています。

「標準機能の活用」と「利便性」の両立：
「ServiceNowの標準機能を最大限活用すること」と「ユーザーにとっての使いやすさを追求すること」という二大方針を明確に共有し、STSと緊密にコミュニケーションを取りながら合意形成を図れたことが、プロジェクトの成功要因となりました。

実利用者の声を設計に反映：
総務担当者をはじめとする現場の利用者に、設計段階からヒアリングを実施しました。早期に現場の意見を取り入れることで、システム仕様と実務運用との乖離を最小限に抑え、スムーズな定着が期待できる仕組みを作ることができました。

今後はHRSD領域に留まらず、小型e-モビリティ「e-Neo」事業におけるCSM（カスタマーサービスマネジメント）領域へとServiceNowの活用範囲を拡大していく計画です。
今回の構築で培った標準機能を利活用するノウハウを活かし、顧客対応の迅速化とサービス品質のさらなる向上を目指します。